Kun mahdollisia tarjoajia on useita, on kirjeen, sähköpostin tai faksin lähettäminen puhelua nopeampaa ja kätevämpää. Kirjelähetys on myös ainoa vaihtoehto, johon voi oheistaa erilaista materiaalia, kuten pohja-, ilmastointi- ja sähköpiirustuksia tai karttoja.
Perussisältö
Tarjouspyynnön kirjoittajan täytyy ilmoittaa kaikki ne tiedot, jotka helpottavat yksityiskohtaisen vastauksen laatimista.
Tarjouspyynnössä esitetään ehtoja tuotteesta, laadusta, määristä, toimitusajasta ja -tavasta, jopa maksuehdoista. Valtion ja kuntien lisäksi isot yritykset lähettävät tarjouspyynnön yhteydessä omat hankintaehtonsa.