Asiaan perehtymisen jälkeen kaikkiin asiallisiin - myös turhiksi osoittautuviin - reklamaatioihin vastataan kohteliaasti. Aiheettomiin huomautuksiin vastattaessa väärinkäsitykset ja väärään kohteeseen osoitetut moitteet oikaistaan nopeasti ja mieluiten kirjallisesti, koska puhelimitse esitetty asia mutkistuu ja vääristyy. Vastauksen laatijan tai ainakin allekirjoittajan on oltava asiasta vastuussa oleva henkilö.

Huomautuskirjeen vastausta ei ole tapana nimetä. Kirje on kohtelias, tarkka ja täsmällinen. Usein virheen syyn selvittely tekee viestistä pitkähkön. Muuten kirje noudattelee sen reklamaation rakennetta, johon sillä vastataan.

Aiheelliseen vastaaminen:

1. kiitos yhteydenotosta
   
2. pahoittelu
   
3. virheen aiheutumisen selvittelyä
   
4. kerrotaan toimenpiteistä, joilla virheen uusiutuminen estetään.
   
5. hyvitys, hyvitysesitys
   

Jos reklamaatiota voidaan kiistatta pitää aiheettomana:

1. kiitos yhteydenotosta
   
2. pahoittelu
   
3. väärinkäsityksen selkeä oikaisu
   
4. tuotevalistusta