Kun tuotteessa, palvelussa tai toimituksissa havaitaan harmittavia puutteita, on aihetta reklamointiin. Puutteet voivat koskea muun muassa teknistä vikaa, valmistusvikaa, kestävyyttä, käyttöohjeita tai sitä, että tuotetta ei ole tehty siihen tarkoitukseen, johon se on myyty. Palvelusta huomautetaan silloin, kun se ei ole luvatun kaltaista tai kun siitä jää osa saamatta. Samoin sopimuksen väljä tulkinta tai sen noudattamatta jättäminen ovat syitä reklamointiin.

Reklamaation käsittelyn jouduttamiseksi se tehdään heti virheen havaitsemisen jälkeen.

Huomautustilanteessa havaittu ongelma selvitetään yhteistyössä osallisia tyydyttävästi. Osapuolia voi olla useita, muun muassa vahingon aiheuttaja, ostaja, myyjä ja vakuutusyhtiö sekä joskus joku muukin, joka on joutunut tilanteesta kärsimään.

Reklamointitilanteet

1. Helposti todettavat, hoidetaan puhelimitse.
   
2. Todistettavat selvitetään puhelimitse ja kirjeitse. (Oheistetaan näytteitä, todistuksia, lausuntoja tai esimerkiksi valokuvia.)
   
3. Aiheettomat ja aiheettomiksi osoittautuvat selvitetään puhelimitse, kirjeitse tai keskinäisissä neuvotteluissa.
   

Reklamoinnin vaiheet

1. Havaitaan virhe, puute tai laiminlyönti, joka halutaan korjattavan tai korvattavan.
   
2. Tehdään laskelmia haitoista, otetaan esimerkkejä laiminlyönneistä, hankitaan todisteita.
   
3. Otetaan nopeasti yhteys tavaran toimittajaan tai palvelun suorittaneeseen puhelimitse tai faksilla ja esitetään virhe sekä oikaisupyyntö. Saadaan asia hoidettua.
   Jos tilanne vaatii, lähetetään kirje, jossa kerrotaan virheestä ja esitetään oikaisupyyntö.
   
4. Asia todetaan käsitellyksi tai jatketaan neuvottelua.
   

Huomautuskirje

Huomautuskirje eli reklamaatio on raportin kaltainen selvitys, jota ei ole tapana nimetä. Tarkkuus ja täsmällisyys ovat reklamaation arvostettuja ominaisuuksia.

Rakennemalli

1. tarvittavat viitteet (Tilauksemme 10.12. / Vuosisopimuksemme 97/ Puhelinkeskustelumme 10.10. Asp/Sippo)
   
2. reklamoinnin aihe (havaittu, todistettu virhe/ laiminlyönti)
   
3. reklamoinnin perustelut
   
4. hyvityspyyntö (ja mahdollinen laskelma) tai muu oikaisuehdotus
   
5. tarvittavat liitteet ja näytteet