Vaikka kaupankäyntitapahtuman kirjeeseen ei voitaisi vastata myöntävästi, siihen pitää vastata kuitenkin. Vastausta odottava arvostaa nopeaa toimintaa, ja kieltäväkin vastaus on hänelle tärkeää tietoa. Vastauksen ei tarvitse olla kirje, usein sähköposti riittää, toisinaan puhelu on henkilökohtaisempana kohteliaampi valinta.
Kieltävä vastaus kirjoitetaan silloin, kun on saatu tarjouspyyntö, tarjous tai oma-aloitteinen tilaus, johon ei millään keinoin voida vastata myöntävästi tai edes osittain myöntävästi. Asiallisella kieltävällä vastauksella varataan yritykselle mahdollisuus kaupankäyntiin tulevaisuudessa.
Kieltävästä vastauksesta laaditaan sävyltään ja sanonnoiltaan myönteinen ja yhteistyöhenkinen viesti. Sillä voidaan osoittaa palveluhalukkuutta antamalla tietoja kysytyn tuotteen tai palvelun toimittajista. Kieltävä vastaus toimitetaan kirjettä odottavalle nopeasti, ja siihen on toisinaan mielekästä oheistaa oma tuoteluettelo.
Kieltävän vastauksen sisältö
Asiakirjaa ei nimetä, eli vakioasemoinnissa kohtaan r3 C4 ei kirjoiteta mitään.
Kieltävän vastauksen ja tarjouksen ero on joissakin tapauksissa varsin olematon. Vaikka tarjousta pyydettäisiin tietystä tuotteesta, voidaan vastauksessa joskus tarjota toista tuotetta tai muuta ratkaisua, joka sopii kysyttyyn tarkoitukseen. Jos meillä on tuote, mutta emme pysty toimittamaan pyydetyssä ajassa koko haluttua määrää, voimme vastauksessamme esittää oman aikatauluehdotuksemme (vastatarjouksen).